Zahlungsschwierigkeiten im Handwerksbetrieb: die ersten Schritte

Valtix Financial ManagementLesezeit 6 Minuten

Ein Handwerksbetrieb kann ausgelastet sein, ordentliche Preise durchsetzen und trotzdem in Zahlungsschwierigkeiten geraten. Das klingt widersprüchlich, hat aber einen einfachen Grund: Auslastung und Liquidität sind zwei verschiedene Dinge. Wer Material einkauft, Löhne zahlt und erst Wochen später sein Geld sieht, finanziert seine Kunden vor.

Woran es meistens liegt

In den Betrieben, deren Zahlen wir sehen, wiederholen sich vier Muster.

Material wird vorfinanziert. Der Großhandel will nach 14 Tagen sein Geld, der Kunde zahlt nach 30 Tagen ab Rechnung, und die Rechnung geht erst nach Abnahme raus. Zwischen Materialkauf und Zahlungseingang liegen dann schnell zehn Wochen.

Abschlagsrechnungen werden nicht genutzt. Viele Betriebe schreiben eine Schlussrechnung, obwohl sie bei längeren Bauvorhaben regelmäßig Abschläge verlangen dürften. Das ist gesetzlich vorgesehen und im Baugewerbe üblich, wird aber aus Bequemlichkeit oder falscher Rücksicht oft weggelassen.

Rechnungen gehen zu spät raus. Wenn die Büroarbeit am Wochenende erledigt wird, vergehen zwischen Fertigstellung und Rechnungsstellung leicht zwei Wochen. Diese Zeit fehlt hinten komplett.

Das Mahnwesen läuft nicht. Ohne festen Ablauf bleibt die Zahlungserinnerung liegen, solange es irgendwie geht. Kunden merken das und zahlen zuletzt die Rechnungen, bei denen niemand nachfragt.

Was in den ersten Tagen hilft

Bei akuter Knappheit zählt Reihenfolge. Diese Schritte wirken am schnellsten:

1. Offene Posten sortieren. Alle unbezahlten Rechnungen nach Alter und Betrag auflisten. Meist stecken 60 bis 70 Prozent des fehlenden Geldes in wenigen großen Positionen. Dort zuerst nachfassen, telefonisch, nicht schriftlich.
2. Fertige Leistungen sofort abrechnen. Alles, was abgenommen oder abnahmefähig ist, wird noch diese Woche in Rechnung gestellt. Bei laufenden Projekten prüfen, ob ein Abschlag möglich ist.
3. Mit dem Großhandel sprechen. Längere Zahlungsziele sind verhandelbar, besonders bei langjähriger Kundenbeziehung. Ein offenes Gespräch ist besser als eine geplatzte Lastschrift.
4. Bankgespräch vorbereiten, nicht abwarten. Wer mit einer Liquiditätsplanung und einer Auftragsliste zur Bank geht, verhandelt aus einer anderen Position als jemand, dessen Konto bereits überzogen ist.

Wo die rechtlichen Grenzen liegen

Zwei Punkte sind keine Frage der Verhandlung, sondern des Gesetzes.

Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitnehmer müssen abgeführt werden. Wer sie einbehält, macht sich nach § 266a StGB strafbar, und zwar persönlich, unabhängig von der Rechtsform des Betriebs. Das ist der letzte Posten, an dem gespart werden darf.

Bei Kapitalgesellschaften gilt außerdem die Insolvenzantragspflicht: Wer zahlungsunfähig oder überschuldet ist, muss ohne schuldhaftes Zögern Insolvenz anmelden, spätestens nach drei Wochen. Diese Frist läuft ab dem Zeitpunkt, an dem die Zahlungsunfähigkeit eintritt, nicht ab dem Tag, an dem man es bemerkt.

Wer in diesem Bereich unsicher ist, sollte mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Insolvenzrecht sprechen. Wir sind Betriebswirte und keine Rechtsanwälte; unsere Aufgabe endet dort, wo die rechtliche Bewertung beginnt.

Was danach kommt

Die Sofortmaßnahmen verschaffen Luft, lösen aber nicht die Ursache. Nachhaltig wird es erst, wenn der Betrieb weiß, wie viel Geld in den nächsten Wochen ein- und ausgeht. Eine rollierende Planung über 13 Wochen reicht dafür meistens aus. Sie zeigt Engpässe zwei Monate im Voraus, und damit zu einem Zeitpunkt, an dem man noch handeln kann.

Entwurfsfassung. Dieser Text wird noch um Beispiele aus unserer Beratungspraxis ergänzt.