Die BWA richtig lesen: worauf Geschäftsführer zuerst schauen

Valtix Financial ManagementLesezeit 5 Minuten

Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist das am häufigsten erstellte und am seltensten gelesene Dokument im Mittelstand. Das liegt weniger am Desinteresse als an der Darstellung: Sie ist für die Buchhaltung gemacht, nicht für Entscheidungen.

Was oben steht und was es bedeutet

Die ersten Zeilen zeigen die Umsatzerlöse des Monats und im Vergleich den Wert des Vorjahreszeitraums. Interessant ist selten der absolute Betrag, sondern die Abweichung. Wenn der Umsatz gegenüber dem Vorjahresmonat um zehn Prozent gestiegen ist, die Materialkosten aber um zwanzig, dann arbeitet der Betrieb trotz Wachstum schlechter.

Direkt darunter folgt der Materialaufwand oder Wareneinsatz. Setzen Sie diesen ins Verhältnis zum Umsatz und beobachten Sie diese Quote über mehrere Monate. Eine schleichende Verschlechterung um zwei bis drei Prozentpunkte fällt in absoluten Zahlen kaum auf, kostet über ein Jahr aber erhebliche Beträge.

Der Personalaufwand ist die dritte große Position. Auch hier ist die Quote aussagekräftiger als der Betrag, weil sie mit dem Umsatz mitwandert.

Das vorläufige Ergebnis richtig einordnen

Am Ende steht ein Ergebnis, das häufig für den Gewinn gehalten wird. Das ist es nicht. In der unterjährigen BWA fehlen typischerweise:

• Abschreibungen, wenn sie nur einmal jährlich gebucht werden
• Bestandsveränderungen bei angefangenen Arbeiten
• Rückstellungen, etwa für Urlaub, Gewährleistung oder Steuernachzahlungen
• periodengerechte Abgrenzungen von Versicherungen oder Wartungsverträgen

Deshalb weicht das Jahresergebnis oft deutlich von der Summe der zwölf Monatsauswertungen ab. Wer seine Entnahmen am vorläufigen Ergebnis ausrichtet, erlebt bei der Steuererklärung regelmäßig unangenehme Überraschungen.

Was die BWA nicht zeigt

Der wichtigste Punkt zum Schluss: Die BWA ist eine Erfolgsrechnung, keine Liquiditätsrechnung. Sie sagt nichts darüber, ob Sie nächsten Monat Ihre Rechnungen bezahlen können.

Ein Betrieb kann einen Gewinn von 20.000 Euro ausweisen und gleichzeitig zahlungsunfähig sein, weil das Geld in unbezahlten Kundenrechnungen und im Lager steckt. Umgekehrt kann ein Betrieb mit Verlust ausreichend flüssig sein, etwa weil hohe Abschreibungen das Ergebnis drücken, ohne Geld zu kosten.

Für die Frage, ob das Geld reicht, brauchen Sie eine getrennte Liquiditätsplanung. Die BWA beantwortet nur, ob Sie verdienen.

Drei Fragen für jeden Monat

Wenn Sie sich zehn Minuten Zeit nehmen wollen, reichen diese drei Fragen:

1. Wie hat sich meine Materialquote gegenüber den Vormonaten entwickelt?
2. Wie meine Personalquote?
3. Welche Position weicht am stärksten vom Vorjahr ab, und weiß ich, warum?

Wer diese drei Zahlen im Blick behält, erkennt Fehlentwicklungen Monate früher als jemand, der auf den Jahresabschluss wartet.

Entwurfsfassung. Dieser Text wird noch um Beispiele aus unserer Beratungspraxis ergänzt.