Stundensatz kalkulieren: warum 60 Euro oft nicht reichen

Valtix Financial ManagementLesezeit 7 Minuten

Der Stundensatz ist die meistunterschätzte Zahl im Handwerk und in vielen Dienstleistungsbetrieben. Er wird selten sauber berechnet, sondern am Wettbewerb abgelesen oder über Jahre fortgeschrieben. Das Ergebnis ist ein Betrieb, der ausgelastet ist, jede Rechnung bezahlt bekommt und am Jahresende trotzdem kaum etwas übrig hat.

Der Denkfehler steckt in den Stunden

Fast alle Fehlkalkulationen gehen auf denselben Punkt zurück: Es wird mit den bezahlten Stunden gerechnet statt mit den verrechenbaren. Ein Mitarbeiter mit 40-Stunden-Vertrag kostet 52 Wochen im Jahr Geld, steht aber nicht 2.080 Stunden auf der Baustelle. Urlaub, Feiertage, Krankheit, Fahrzeiten, Rüstzeiten, Lagerarbeit und Werkzeugpflege gehen ab. Wer diese Differenz nicht einrechnet, verteilt seine Kosten auf zu viele Stunden und kommt dadurch auf einen zu niedrigen Satz.

Schritt 1: die echten Personalkosten

Nehmen wir einen Gesellen mit 3.400 Euro Bruttolohn im Monat.

• Bruttolohn: 40.800 Euro im Jahr
• Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, rund 21 Prozent: 8.570 Euro
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Berufskleidung, Fortbildung, Berufsgenossenschaft: rund 3.000 Euro

Zusammen also etwa 52.400 Euro pro Jahr. Der Bruttolohn allein unterzeichnet die tatsächlichen Kosten um knapp 30 Prozent.

Schritt 2: die verrechenbaren Stunden

Von den 2.080 vertraglichen Stunden bleiben nach Abzug von 30 Urlaubstagen, rund zehn Feiertagen und durchschnittlich zehn Krankheitstagen etwa 1.680 Anwesenheitsstunden übrig.

Davon ist wiederum nicht alles am Kunden verrechenbar. Fahrten zur Baustelle, Materialabholung, Aufräumen, Reparaturen am eigenen Fuhrpark und Absprachen im Betrieb sind notwendig, stehen aber auf keiner Rechnung. Je nach Gewerk sind 70 bis 80 Prozent produktive Zeit realistisch. Bei 75 Prozent bleiben 1.260 verrechenbare Stunden.

Daraus ergeben sich Personalkosten von 52.400 geteilt durch 1.260, also 41,60 Euro je verrechenbarer Stunde. Und darin steckt noch kein Cent für Miete, Fahrzeug oder Büro.

Schritt 3: die Gemeinkosten

Jetzt kommt alles dazu, was der Betrieb unabhängig vom einzelnen Auftrag kostet. Für einen Betrieb mit vier Gesellen sieht das oft so aus:

• Miete Werkstatt und Lager, Nebenkosten: 24.000 Euro
• Fahrzeuge inklusive Leasing, Sprit, Versicherung, Wartung: 32.000 Euro
• Werkzeug, Maschinen, Abschreibungen: 18.000 Euro
• Versicherungen, Beiträge, Software, Telefon: 12.000 Euro
• Buchhaltung, Steuerberatung, Bürokraft: 26.000 Euro
• Unternehmerlohn für die Betriebsleitung: 68.000 Euro

In Summe 180.000 Euro. Verteilt auf vier Gesellen mit je 1.260 verrechenbaren Stunden, also 5.040 Stunden, sind das 35,70 Euro je Stunde.

Der Unternehmerlohn ist dabei kein Luxusposten. Wer selbst mitarbeitet, den Betrieb führt, Angebote schreibt und Kunden betreut, muss davon leben. Wird diese Position weggelassen, sieht die Kalkulation gesund aus, während die Inhaberfamilie faktisch unbezahlt arbeitet.

Schritt 4: Selbstkosten und Zuschlag

41,60 Euro Personalkosten plus 35,70 Euro Gemeinkosten ergeben 77,30 Euro Selbstkosten je verrechenbarer Stunde. Bei diesem Satz macht der Betrieb weder Gewinn noch Verlust.

Darauf gehört ein Zuschlag für Gewinn und Wagnis. Er deckt Gewährleistungsfälle, Forderungsausfälle, Investitionen und die Rücklage für schlechte Jahre. Zehn Prozent sind die Untergrenze, üblich sind zehn bis fünfzehn. Mit zehn Prozent liegt der Stundenverrechnungssatz bei rund 85 Euro netto.

Wer in diesem Beispiel 60 Euro abrechnet, verkauft jede Stunde mit 17 Euro Verlust. Bei 5.000 verrechneten Stunden im Jahr sind das 85.000 Euro, die im Ergebnis fehlen. Genau das ist der Grund, warum ausgelastete Betriebe in Zahlungsschwierigkeiten geraten.

Wenn der Marktpreis darunter liegt

Der häufigste Einwand lautet: Das zahlt hier niemand. Manchmal stimmt das. Dann ist die Kalkulation trotzdem nicht falsch, sondern liefert die Information, dass das Geschäftsmodell in dieser Form nicht trägt. Drei Wege führen aus dieser Lage.

Produktivität erhöhen. Steigen die verrechenbaren Stunden von 75 auf 80 Prozent, sinken die Selbstkosten im Beispiel um rund fünf Euro. Bessere Tourenplanung, Material am Vorabend kommissioniert und weniger Fahrten zwischen Baustelle und Lager wirken hier unmittelbar.

Gemeinkosten prüfen. Nicht jeder Posten ist fix. Fuhrpark, Versicherungen und Softwareverträge werden oft jahrelang nicht angefasst.

Aufträge auswählen. Wer weiß, was ihn eine Stunde kostet, erkennt auch, welche Aufträge sich nicht lohnen. Einen unrentablen Auftrag abzulehnen verbessert das Ergebnis sofort, weil die eigene Zeit dann in besser bezahlte Arbeit fließt.

Wie oft nachrechnen

Einmal im Jahr, am besten zusammen mit dem Jahresabschluss, und zusätzlich immer dann, wenn sich Löhne, Miete oder Fahrzeugkosten spürbar verändern. Ein Stundensatz, der drei Jahre unverändert steht, ist bei den Kostensteigerungen der letzten Jahre praktisch sicher zu niedrig.